Верные способы экономии бюджета на участие в выставке

Есть несколько оплошностей, допустив которые, вы гарантированно пустите ваш бюджет по ветру. Но если их избежать еще на стадии подготовки, то вы получите такую выставку, как хотите, и по той цене, которая вам будет выгодна и удобна.

 

Любой, кто строил или ремонтировал когда-либо, знает, что всего пара промахов, и для бюджета сработает принцип домино: одни расходы потянут за собой другие. В построении планов для участия в экспозиции взаимосвязи абсолютно такие же. Когда дело доходит до приобретения выставочного стенда, очарованные богатством выбора менеджеры и руководство компаний-экспонентов склонны принимать дорогостоящие решения. Стремясь к лоску, высоким технологиям, они не учитывают, как каждый из пунктов сметы повлияет на дальнейшие расходы по транспортировке, монтажу и хранению выставочного стенда. Подняв себе дизайнерскую планку высоко, экспоненты забывают установить нижний порог стоимости.

 

Запускайте дизайнерские работы после завершения маркетингового планирования

Пока под тщательно проработанным, расписанным до мельчайших подробностей, маркетинговым планом для выставки не стоят все подписи и печати, даже близко не подходите к дверям в кабинет дизайнеров. Туда вы направитесь только с четким и ясным списком целей, задач и ожиданий от экспозиции.

Предоставили неполные, поверхностные вводные данные дизайнерской команде — получили множество переделок в ходе работ над выставочным стендом. Такой вот алгоритм. А ведь время дизайнеров стоит денег. Не стоит тратить и то, и другое, если вы не способны донести весь спектр своих желаний до проектной группы.  Конечно, вы можете вносить изменения и по ходу производства стенда. Но чем меньше правок вы вносите в чертежи проектов, тем больше денег остается на материалы и конструкции.

Прежде чем озадачивать команду дизайнеров, убедитесь, что все менеджеры, задействованные в подготовке выставки, высказали свое мнение и пришли к согласию. Пожелания всех заинтересованных сторон нужно зафиксировать на бумаге: любые изменения, стилистические и цветовые предпочтения, функциональные требования, техническое оснащение стенда. На этом их прямое участие во внесении правок в дизайнерский проект завершается. Отныне они высказывают свои пожелания только одному  уполномоченному лицу, ответственному за производство выставочного стенда.

Чтобы отрезвить особо активных и творческих, внесите в смету производства выставочногостенда отдельный пункт, где нарушение сроков, внесение изменений стоит столько-то за один час. Это защитит бюджет, отведенный на экспозицию. Когда промежуточные исправления требуют дополнительного, альтернативного финансирования подготовки квыставке, команда менеджеров и руководство компании становятся более дисциплинированными.

 

Создайте общую концепцию стенда, а не список элементов

Частая картина, когда дизайнерская группа получает техническое задание на производствостенда, в котором прописана пара поверхностных и туманных маркетинговых целей, зато приложен длинный перечень «необходимых» элементов. Такие брифы напоминают список покупок для мебельного магазина, причем покупатель представления не имеет, каким станет его будущий интерьер. С таким подходом, с зацикленностью на элементах, а не на общей картине, эффективность участия в выставке гарантированно пострадает, а бюджет будет раздут, поскольку в итоге вы купите больше «материалов» чем нужно, чтобы удовлетворить ваши ожидания от  экспозиции.

Более разумный план действий — после определения маркетинговых целей пропустить весь список элементов через своеобразное сито по набору полезных качеств:

• помогает ли данный элемент в достижении целей на выставке?
• является ли он самымэкономически эффективнымиз всех имеющихся и предназначенных для выполнения ваших задач на выставке?

Главное, чтобы каждый элемент экспозиции выполнял определенную важную задачу и был выбран осознанно и целенаправленно. И если тестируемый элемент не удовлетворяет этим двум требованиям, потратьте ваши деньги на что-то другое, необходимое для выставки. Во что реинвестировать? Да в рекламную кампанию, обучение персонала, презентации.

 

Не зацикливайтесь на размерах и формах

Почти все материалы и формы выставочных стендов в поставке будут стандартными. Если вы задумываете сделать их оригинальными и необычными, готовьтесь за это немало заплатить. Все нестандартное нужно сначала найти, изготовить, подогнать под предлагаемую геометрию выставочного павильона. Это время, которое стоит денег, которые улетают в космос из вашего кошелька.

Изогнутые формы ярко выделяются на общем фоне прямолинейных стендов, которыми изобилуют выставки. Но производство любых нестандартных конструкций требует больше рабочих часов, материалов. Кроме того, при производстве стендов гнутых и криволинейных форм остается много отходов, которые попросту выбрасывают. То есть ваши деньги отправляются прямо на свалку. В итоге изготовление изогнутых стендовобходится на 50-100% дороже, чем стоимость аналогичных прямоугольных.

Другой вопрос, если изогнутые элементы вам крайне необходимы. Тогда даже в смете на изготовление стенда они должны быть вынесены в отдельную графу «обязательные элементы», чтобы команда дизайнеров знала ваши приоритеты при подборе материалов и просчитывала дополнительные расходы, понимала, в какие пункты вы хотите инвестировать в первую очередь. В поисках качественных и доступных материалов они будут ориентироваться на выполнение главной задачи: причудливая форма выставочного стенда не должна разорить бюджет, но выполнить цели вашей компании на мероприятии.

 

Выбирайте отделочные материалы не за красоту, а за практичность и универсальность

Глянцевые, блестящие, с металлической «искрой» материалы, конечно, добавят шик вашему выставочному стенду, но и сильно ударят по бюджету.

Например, если нечто белое, стандартное и матовое стоит 100, то текстурированная, глянцевая, металлизированная альтернатива будет стоить 400. То есть ради эстетики и шика вы заплатите в четыре раза больше за то, что легко поцарапать, повредить, что требует особого ухода, хранения и частой замены. В сумме это выйдет 400+бесконечность.

Думайте в перспективе. Держите в голове простые конструкции выставочного стенда, которые поддерживают ваши маркетинговые послания и цели.

Речь не идет о том, что вам никогда и ни за что нельзя использовать нестандартные материалы, отделку и декор. Просто этот пункт сметы должен быть тщательно проработан вместе с проектной группой, чтобы изучить все варианты, остановиться на чем-то определенном с конкретными ценами. А главное, надо убедиться, что каждый из выбранных материалов — то, что надо для достижения ваших целей на выставкебез дополнительных затрат.

Чтобы участники проектирования стенда для экспозиции были осведомлены о ценах, во время обсуждения должны присутствовать они все, включая команду дизайнеров. Это сделает и вас более информированным покупателем, имеющим четкое представление о конечном результате и расходовании бюджета.

 

Помните о затратах на доставку, монтаж\демонтаж и хранение

При покупке нового стенда, заказчик сосредоточен больше на затратах на проектирование, дизайн, производство. А ведь еще на начальном этапе надо думать и о доставке, и о монтаже\демонтаже, и о хранении. Эти пункты выставочного меню во многом определят выбор размера стенда, вес конструкций и материалов, от которых, в свою очередь, будет зависеть упаковка для стенда, площади для его хранения. Все это отразится на финансах не единожды, а в течение нескольких лет, покуда вы будете пользоваться стендом.  Таким образом, забыв о транспортных, трудовых и прочих затратах, еще до начала проекта вы обрекаете несколько своих выставочных бюджетов на разбазаривание.

В независимости от того, сколько стоит ваш стенд для выставки, порядка 10-15 % от его стоимости будет уходить на транспортные, трудовые, складские нужды. Понятное дело, что это дополнительные затраты длякаждой экспозиции, в которой вы участвуете. А если мероприятий в течение года несколько, это отражается и на ежегодных расходах компании.

Подстраховаться можно, на стадии проектирования обсудив в несколько этапов с дизайнером  ряд важных вопросов:

• Сколько весит каждый элемент стенда?
• Какой тип и размер упаковки для транспортировки и хранения потребуется?
• Сколько времени и рабочих нужно, чтобы выгрузить\загрузить стенд?
• Каково оптимальное количество часов и человек потребуется для монтажа\демонтажа?
• Существует ли более экономичный вариант стенда с идентичным маркетинговым эффектом?

Экономьте на объеме и весе самой упаковки. Если возможно менять тяжелые деревянные полеты ящики на алюминиевую, картонную и тканевую упаковку без ущерба для конструкцийи материалов стенда, вперед!

Оценивая трудозатраты, склоняйтесь к более быстрой установке стенда силами бригады, достаточно компетентной, чтобы выполнить основную часть монтажа. Временные затраты могут увеличиться, если бригада рабочих будет неопытной, если детали и компоненты стенда будет сложно соединить. Замысловатая установка потянет дополнительные расходы. Исключите эти риски на стадии проектирования.

 

Не перестарайтесь с высокими технологиями

Инновационное оборудование и техника  — обязательный элемент стенда, пожалуй, каждого второго современного экспонента. Это похвально, что для лучшей презентации своейпродукции на выставке компании используют передовые разработки. Жаль только, что некоторые включают в свои конструкции высокие технологии только потому, что так делает большинство. А ведь с таким подходом бюджет на производство стенда может улетучиться очень быстро.

Конечно, высокие технологии являются неотъемлемой частью современного выставочногодизайна. Но для того, чтобы они выполняли свою работу на совесть, им нужны соответствующие вложения, инсталляция и обслуживание. Потому, включая инновационное оборудование вдизайн стенда, сразу можете прописывать в смету оплату труда как минимум одного специалиста, который обеспечит должную установку и сервис. И оставьте иллюзии по поводу того, что можете сэкономить, выполнив подобные работы своими силами (даже если ваша компания специализируется на высоких технологиях). Ваша задача — производить хорошее впечатление на выставке. А болтающееся без дела и присмотра высокотехнологичное оборудование на вашем стенде вряд ли этому поспособствует.

Включайте технологии в дизайн стенда только тогда, когда пристально рассмотрите каждый элемент и компоненты, с ним связанные, просчитаете потенциальные затраты на них, а, главное, степень влияния на выполнение ваших маркетинговых задач на выставке. Задавайте себе прямые и жесткие вопросы и честно на них отвечайте. Нужен ли на маленьком стенде огромный плазменный монитор, или достаточно проворливого менеджера с планшетом? Приведет ли «вау-эффект» к эффективным продажам? Нужна ли вам блестящая безделушка, или лучше инвестировать в другие инструменты продвижения?

 

Гните, но не ломайте

Разрабатывая дизайн стенда, многие заказчики стремятся создать универсальный трансформер с миллионом конфигураций, которые можно будет использовать веками в любых условиях. Такой подход кажется разумным, но является очень дорогим и рискованным.

Просчитывая расходы в перспективе, многие экспоненты понимают, что большие площади на выставкахне всегда будут им доступны финансово. Но не стоитразрабатывать стенд с вариациями компонентов для десяти разных размеров. Достаточно тщательно продумать один, который будет адекватно и уместно смотреться в больших и малых павильонах. Однако, разыскивая золотую середину, стоит отдавать себе отчет — может случиться и так, что все же придется для какой-нибудь выставки приобрести новые компоненты стенда.

Проектирование универсального стенда может неоправданно увеличить расходы. Чем больше гибкость, тем выше стоимость. Посоветуйтесь с дизайнерами. Иногда вместо того, чтобы проектировать универсальный стенд, проще изготовить стандартный, в который по необходимости можно безболезненно интегрировать недостающие элементы, взятые в аренду для конкретной выставки.

 

Помните: дизайнер — мастер, но не на все руки

Имейте в виду, что хороший дизайнер, конечно, имеет базовые представления о том, какими свойствами обладает каждый элементвашего стенда, как он работает. Он знает, что такое фермы для осветительных приборов, где и как монтируются мониторы, как протягивают коммуникации. Но дизайнеры — это эксперты в выставочном дизайне, но не мастера-осветители, электрики, монтажники аудио и видео оборудования, сантехники и так далее.

Базовые знания необходимы мастерам выставочного дизайна, как и экспертное мнение и содействие узконаправленных специалистов. Положившись только на дизайнера в совсем недизайнерских вопросах, вы можете потерять достаточно средств на задержки, переделки, исправление ошибок. 

Чтобы не рисковать деньгами, избежать оплошностей и резких изменений в дизайне на ходу, заручитесь поддержкой специалистов в сфере высоких технологий, мультимедиа, освещения еще на начальном этапе проектирования выставочного стенда. Ведь тогда, еще до запуска производства, они смогут указать на потенциальные ловушки, ожидающие вас при монтаже, при работе на экспозиции и, конечно при затратах.

 

Анализируйте затраты, составляйте отчеты

Собрать и проанализировать информацию, чтобы просчитать средние затраты на изготовление выставочного стенда — что может быть естественней для компании, которая привыкла вкладывать деньги с умом? Это помогает установить для самих себя верхний и нижний пороги бюджета, а в последствии иметь представление, по каким пунктам можно будет сэкономить на следующей экспозиции.

Даже усредненные цифры помогут вам составить свой собственный список издержек на трудовые, временные затраты, дизайн, производство, монтаж, транспортировку, хранение выставочного стенда. Подробныйотчетпо результатам нескольких мероприятий станет отличным помощником в делах экономии бюджета. Проанализировав собственные возможности, вы получите гораздо больше шансов на производство достойного стенда, эффективного с точки зрения маркетинга и адекватного с точки зрения стоимости.

 

Источник: orgplan.pro

 

Читайте советы для участников выставок

https://orgplan.pro/ru/blog/

https://www.facebook.com/orgplanpro-756642327784350/?ref=bookmarks

https://vk.com/orgplanpro

https://www.linkedin.com/company/orgplan?trk=top_nav_home